Elektroniczny obieg dokumentów dla hotelu Odyssey w Kielcach.
Wewnętrzny, elektroniczny obieg dokumentów ma usprawnić i przyśpieszyć wymianę informacji wewnątrz organizacji. Wdrożony system wykorzystuje AI do przetwarzania nazw plików, które zawierają cechy określone przez klienta.
1. Wpływający dokument jest automatycznie (na podstawie nr NIP w przypadku faktur) przyporządkowywany do danego działu.
2. Oddelegowany pracownik opisuje dokument, jego przeznaczenie, uzupełnia informacje, jeśli to wymagane, następnie przekazuje do akceptacji przez osobę oddelegowaną przez pracodawcę
3. Przełożony akeptuje dokument lub wydatek, alternatywnie prosi o dodatkowe wyjaśnienia
4. Dokument przekazywany jest elektronicznie do opłacenia/dalszego procedowania
Główne cechy systemu DMS
– Porządkowanie i indeksowanie zeskanowanych dokumenty za pomocą tagów, nadawców, typów i innych kryteriów.
– Dane są przechowywane lokalnie na serwerze i nigdy nie są w żaden sposób przesyłane ani udostępniane. (chyba, że zajdzie taka potrzeba)
– Przeprowadza rozpoznanie tekstu (OCR) w dokumentach, dodając tekst umożliwiający wyszukiwanie i zaznaczanie, nawet w dokumentach zeskanowanych wyłącznie jako obrazy.
– Wykorzystuje silnik open source Tesseract do rozpoznawania ponad 100 języków.
– Dokumenty są zapisywane w formacie PDF/A, który jest przeznaczony do długoterminowego przechowywania, obok niezmienionych oryginałów.
– Wykorzystuje uczenie maszynowe do automatycznego dodawania tagów, korespondentów i typów dokumentów do Twoich dokumentów.
– Obsługuje dokumenty PDF, obrazy, pliki tekstowe, dokumenty Office (Word, Excel, PowerPoint i odpowiedniki LibreOffice)[^1] i wiele innych.
Możliwości systemu DMS:
-Konfigurowalny pulpit nawigacyjny ze statystykami.
– Filtrowanie według tagów, korespondentów, typów i nie tylko.
– Zbiorczą edycję tagów, korespondentów, typów i nie tylko.
– Przesyłanie dokumentów metodą „przeciągnij i upuść” w całej aplikacji.
– Obsługa pól niestandardowych różnych typów danych.
– Linki publiczne, które można udostępniać, z opcjonalnym terminem wygaśnięcia.
– Autouzupełnianie sugeruje odpowiednie słowa z Twoich dokumentów.
– Wyniki są sortowane według trafności względem zapytania.
– Przetwarzanie poczty elektronicznej: importowanie dokumentów ze swoich kont e-mail:
– Wbudowany system uprawnień dla wielu użytkowników, który obsługuje uprawnienia „globalne”, a także uprawnienia dla poszczególnych dokumentów lub obiektów.
– Zoptymalizowany pod kątem systemów wielordzeniowych: system przetwarza wiele dokumentów równolegle.
